Penulisan Singkatan Atas Nama dan Dengan Alamat

oleh Ema Rahardian

 

Singkatan frasa atas nama dan dengan alamat sering dijumpai dalam surat, baik surat resmi maupun surat dinas. Bentuk singkatan frasa-frasa itu bermacam-macam. Ada yang menyingkat dengan a.n., d.a., dan ada pula yang menyingkatnya dengan a/n, d/a. Pada dasarnya, bagaimana penulisan singkatan atas nama dan dengan alamat yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia? Sebelum itu, terlebih dahulu akan dibahas apakah makna frasa atas nama dan dengan alamat.

Frasa atas nama merupakan istilah umum yang sering dijumpai dalam surat resmi. Frasa ini biasanya ditemukan pada bagian penutup surat dan muncul ketika orang atau pejabat yang seharusnya menandatangani surat atau dokumen tidak dapat membubuhkan tanda tangannya karena alasan tertentu. Dengan demikian, surat atau dokumen itu terpaksa harus ditandatangani oleh orang atau pejabat yang mewakilinya. Jika frasa atas nama terletak di bagian penutup surat, frasa dengan alamat biasanya terdapat di bagian alamat surat. Frasa dengan alamat muncul tidak hanya dalam dokumen atau surat resmi, tetapi juga dalam surat tidak resmi. Frasa ini digunakan ketika pengirim maupun penerima surat, baik perorangan maupun instansi, tidak menggunakan alamatnya sendiri karena alasan tertentu sehingga mereka harus menggunakan alamat orang lain.

Kaidah penulisan singkatan secara tertulis ada dalam Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan yang disusun oleh Tim Penyusun Pusat Bahasa (2002:17). Dalam buku itu disebutkan bahwa penulisan singkatan setiap frasa atau istilah umum yang terdiri atas dua kata ditulis menggunakan huruf kecil dan disertai tanda titik di setiap singkatan kata. Dengan demikian, penulisan singkatan tidak diperkenankan menggunakan garis miring karena garis miring digunakan untuk penulisan di dalam nomor surat, nomor pada alamat, dan penandaan masa satu tahun yang terbagi dalam dua tahun takwim atau tahun ajaran. Selain itu, garis miring juga digunakan sebagai pengganti kata atau, tiap, dan ataupun.

Setelah menilik aturan penulisan ejaan yang baku, penulisan frasa atas nama dan dengan alamat yang benar sebagai berikut.

            a.n.       bukan         a/n

            d.a.      bukan         d/a

Letak singkatan frasa atas nama di dalam penutup surat sebagai berikut.

Semarang, 18 April 2013

a.n. Kepala,

Prof. Adam Wisanggeni

Adapun penulisan singkatan frasa dengan alamat dapat dilihat dalam contoh berikut.

Adyuti Wisesa

d.a. Arundaya Gantari

Jalan Kalinyamat No. 56

              Semarang

 

 

 

Lembar Informasi Kebahasaan dan Kesastraan Edisi 4, Juli—Agustus 2013